Functiebeschrijving Secretaris

Doel van de functie

Het op efficiënte wijze verwerken van alle administratieve handelingen rondom de OVSB.

Het op efficiënte en correctie wijze afhandelen van de externe administratie zodanig dat:

Inkomend mail/postverkeer correct behandeld/afgehandeld wordt en intern opgevolgd/gecommuniceerd wordt indien nodig;
Correspondentie naar leden/externe partijen opgesteld, gearchiveerd en intern gecommuniceerd wordt;
Hij/zij aanspreekpunt is voor telefoon/mail en ander communicatie met de vereniging;
Alle communicatie die noodzakelijk is onder de leden verspreid wordt;
Het versturen van kaarten/bloemen of andere attenties als daar aanleiding toe is.

Het op efficiënte en correctie wijze afhandelen van de interne administratie zodanig dat:

Vooraf aan vergaderingen een agenda en actielijst gemaakt en verspreid worden;
De actielijst geactualiseerd wordt;
Na iedere vergadering (algemene en bestuurs-) notulen gemaakt worden en binnen 2 weken verspreid wordt onder de bestuursleden en op de website worden geplaatst;
Voorafgaand aan evenementen een actuele lijst van bezoekers gecommuniceerd is;
Jaarlijks een jaarverslag gemaakt wordt en verspreid wordt via de website;
De statuten en eventuele overige reglementen geactualiseerd zijn;
Gezorgd wordt voor inschrijfformulieren, nota’s bij evenementen, of andere documentatie benodigd bij evenementen.

Verwerkt de mutaties in de ledenadministratie en houdt deze up to date zodanig dat:

De ledeninformatie op de site klopt;
De leden op de hoogte zijn van de werkwijze van de site en de mogelijkheid om eigen informatie aan te passen;
Nieuwe leden schriftelijk welkom worden geheten via de site en social media en aangemeld worden bij het administratiekantoor ten einde het lidmaatschap administratief goed te kunnen verwerken;
Aftredende leden worden benaderd en info wordt ingewonnen omtrent de reden alsmede de administratie netjes af te handelen;